Skladové hospodárstvo
Skladová evidencia slúži na sledovanie stavu a pohybu zásob. Na sledovanie toho z čoho vyrábate, čo predávate, čo vyrábate a podobne. Skladovú evidenciu musí viesť každá osoba, ktorá má nejaké zásoby. Vďaka nej zistíte aké zásoby máte, čo treba objednať a koľko čo stojí. Tiež ju potrebuje aj váš účtovník, keďže na základe evidencie účtuje. Skladová evidencia je prehľad stavu a pohybu zásob. Zásoby sú napr. tovar, materiál, vlastné výrobky. Skladovú evidenciu môžete viesť napríklad pomocou softvéru, tabuľkového procesoru, ale aj v papierovej forme. Forma vedenia evidencie nie je zákonom upravená, je už na vás aký spôsob si vyberiete. Vedenie skladových zásob sa zabezpečuje hlavne prostredníctvom príjemiek, výdajok, skladových kariet a dodacích listov. Vedie sa priebežne počas celého roka, aby bolo možné robiť aj účtovné zápisy priebežne a aby aj jej výpovedná hodnota mala zmysel.
Skladové hospodárstvo nám zabezpečuje pravidelné, kvalitné a spoľahlivé sledovanie skladových zásob. Na to, aby ste efektívne a rýchlo vedeli narábať so zásobami v sklade, potrebujete v nich mať prehľad. Vyhnete sa tak nepríjemnostiam spojenými so stratou zásob, zlým usporiadaním, uskladnením či ich prípadnou krádežou. V prípade kontroly, ktorá vás určite môže navštíviť, je nutné, aby vaša skladová zásoba zodpovedala vašej skladovej karte, bola prehľadná a spĺňala všetky náležitosti. Pomocou skladového hospodárstva máte okamžitý prístup k vášmu aktuálnemu stavu skladu a k vašim rezerváciám pre dodávateľov. Nemôže sa vám následne stať, že by ste vytvorili objednávku na ktorú nemáte dostatočné množstvo zásob v sklade. O celom dianí v sklade máte prehľad k aktuálnemu dátumu, nič vás neprekvapí a viete si vaše objednávky efektívne rozplánovať. Rýchla podpora pri sledovaní expiračných dôb vašich zásob, šarží a certifikátov. Aj to vám ponúka dobre vedené skladové hospodárstvo. V skladoch sa nachádza veľké množstvo tovaru, ktorý, vo veľa prípadoch, môže mať krátkodobú životnosť. Aby ste sa vyhli vyhadzovaniu tovaru je nutné dbať na ich expiračné dátumy a platnosť certifikátov, ak nimi disponujete.
Koho sa týka vedenie skladovej evidencie?
Obchodujete s tovarom, vyrábate vlastné výrobky alebo prevádzkujete e-shop? Potom musíte viesť skladovú evidenciu. Nižšie sa dozviete, na čo skladová evidencia slúži, ako dokáže podnikateľom uľahčiť prácu a ako funguje evidencia v praxi.
Čo je skladová evidencia?
Skladová evidencia poskytuje podnikateľom prehľad o zásobách, ich počiatočnom a konečnom stave, ale aj o pohyboch (prírastkoch, úbytkoch, nákupoch a predajoch) zásob v priebehu roka. Zásoby sú v nej zapísané v peňažných a merných jednotkách.
Čo si predstaviť pod pojmom zásoby: materiál (napr. drevo, lak, skrutky, obaly určené na prepravu), tovar (hnuteľný majetok nadobudnutý na účely predaja v nezmenenom stave), zásoby vlastnej výroby (nedokončená výroba, polotovary vlastnej výroby a výrobky), zvieratá uvedené v zozname podľa slovenských účtovných predpisov.
Vďaka skladovej evidencii máte vždy k dispozícii rýchly a aktuálny prehľad o tovare, materiáli a vašich výrobkoch na sklade. Tovar a ďalšie skladové položky sa evidujú na skladových kartách, ktoré obsahujú údaje o tovare a prehľad pohybov (príjem a výdaj). Skladová evidencia však zďaleka neslúži len pre lepšiu informovanosť podnikateľov. Slúži tiež ako podklad na preukázanie stavu zásob pri kontrole zo strany správcu dane, upozornenie na exspiráciu tovaru, ktorý podlieha skaze, a v neposlednom rade uľahčí inventarizáciu majetku. Nevedenie skladovej evidencie môže vyústiť do nežiaducich postihov zo strany finančného úradu, a preto nie je vhodné problematiku a vykazovanie zásob podceňovať.
Kto by mal viesť skladovú evidenciu?
Ak podnikateľ (firma alebo SZČO) vedie účtovníctvo alebo daňovú evidenciu a nakupuje zásoby, zo zákona má povinnosť viesť skladovú evidenciu. Táto evidencia je súčasťou prehľadu o majetku a záväzkoch a slúži na zachytenie a pravidelnú aktualizáciu stavu zásob, ktoré patria medzi obežný majetok. Zákon o dani z príjmov zároveň stanovuje povinnosť vykonať inventarizáciu zásob k poslednému dňu zdaňovacieho obdobia alebo ku dňu ukončenia podnikania. To platí aj pre živnostníkov, ktorí vedú daňovú evidenciu a pracujú so zásobami – typicky napríklad obchodníci, remeselníci či výrobcovia. Ak živnostník zásoby nenakupuje, skladovú evidenciu ani inventarizáciu viesť nemusí. Zásoby sa pri obstaraní oceňujú vstupnou cenou (napr. obstarávacou alebo reprodukčnou), a pri ich vyskladnení sa uplatňujú metódy ako FIFO, vážený aritmetický priemer či pevná skladová cena. Spôsob oceňovania zásob ovplyvňuje hodnotu majetku podnikateľa aj výšku nákladov. Správne vedená skladová evidencia je dôležitá aj pri prípadnej kontrole zo strany daňového úradu – pomáha preukázať, že zásoby boli použité na podnikanie a nie na osobnú spotrebu. Bez nej môže podnikateľ čeliť komplikáciám, napríklad pri uznávaní daňových výdavkov.
Ako sa zásoby vykazujú a evidujú?
Na vykazovanie zásob zákon pre živnostníkov nestanovuje žiadnu predpísanú formu. Neexistuje žiadny záväzný vzor, ktorý hovorí ako má skladová evidencia vyzerať. Odborníci však odporúčajú viesť takú evidenciu, ktorá obsahuje nasledujúce údaje: označenie o akú zásobu ide (názov), t. j. každá skladová zásoba má svoju skladovú kartu (nomenklatúru), dátum naskladnenia či vyskladnenia, spôsob nadobudnutia (naskladnenie) a dôvod vyskladnenia zásob, číslo dokladu, počet kusov, mernú jednotku.
Subjekty sú povinné viesť evidenciu zásob na skladových kartách pre každý druh zásob zvlášť. Na skladových kartách možno pozorovať jednotlivé nákupy a spotrebu zásob. Výdaj zo skladovej karty predstavuje napríklad predaj či vydanie zásob do výroby. Príjem na skladovej karte tvorí napríklad nákupy zásob a prevody dokončených výrobkov na sklad.
Stále ešte existujú podnikatelia, ktorí si prehľad o stave zásob píšu ručne na papier, využívajú formuláre a tlačivá pre skladové hospodárstvo, alebo evidujú zásoby v Exceli. Dnes sú ale k dispozícii sofistikovanejšie riešenia v podobe skladových programov, ktoré vás napr. automaticky upozornia, že stav zásob klesol pod stanovenú hranicu a je na čase objednať tovar alebo materiál. Skladové (skladné) karty zásob môžu obsahovať aj ďalšie informácie ako napr. výrobné čísla tovaru, fotografie a podobne.
